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歯科医院税務調査概要

歯科税理士東京Smileでは、開業以来数多くの歯科医院のお手伝いをしてきました。数年に一度の頻度で税務調査が入ると言われていますが、歯科税理士東京Smileでも多くの歯科医院のお客様の税務調査に立ち会っています。実際に受けないとよくわからない税務調査についてその概要と具体的な事例に基づくポイントについて整理させて頂きます。

①税務調査

現在の申告納税制度のもとでは、税務署は必要のあるときはその申告内容について調査を実施することが認められています。これが質問検査権に基づく納税者の同意を前提とする任意調査です。任意調査といえども、調査に応じない場合は罰則(1年以下の懲役または20万円以下の罰金)の対象となりますので、受忍せざるを得ません。

我々が日常的に接するのは課税処分のための調査であり、これは適正な課税処分を行うための資料を得ることを目的とした行政手続です。しかるに申告が適正でない納税者について所轄税務署は、的確な調査を実施してその誤りを是正し特に悪質な脱税に対しては厳正な措置をとります。

② 調査日程

通常、任意調査の場合は所轄税務署から関与税理士に電話連絡があります。(昨今、税務代理権限証書が申告書に添付されているにもかかわらず、直接歯科医院に連絡があるケースが見受けられます。この場合は関与税理士がいる旨を先方に伝え、歯科医師が直接応答する必要はありません)税理士と納税者の間で調査日程を調整して、実施日が決まります。

調査期間は、原則として、医療法人で2日、個人の場合は1日(必要に応じて追加あり)です。最初からそれ以上の日数である場合は、何らかの反面資料を持っているケースや内部告発や投書があるケースが考えられます。税務署員は1人の場合が多いですが、新人をともなって複数となる場合もあります。個人的には、休診日を調査に充てることをお勧めします。また平日に休診日の設定が無い歯科医院の場合は、臨時休診をする方がベターです。これは、税務署員が院内に1日中居ることによる患者様への影響や従業員のストレス、実施日における円滑な調査への対応(スムーズで無いと長引く場合あり)を考えてのことです。

③ 調査準備

総勘定元帳や原始資料(現金出納帳、預金通帳、請求書、領収書、一人別源泉徴収簿等)の準備は関与税理士に任せて下さい。院内での主なチェック項目は、以下の通りです。

(1) アポイント帳
調査対象期間分(通常3年)を揃えておき、キャンセル患者の消し込み忘れや急患の記入漏れが無いかを確認して下さい。アポイント帳がきっちり保管されていない場合、調査官の心象が悪いことは言うまでもありません。
(2) 釣り銭
調査実施日の前日から遡って1週間程度の窓口入金額とレセコンデータの突合はよく行われます。また毎日、窓口の釣り銭を一定金額に合わせていない場合はやはり心象が良くありません。また、日銭は日毎に預金口座に預け入れることをお勧めします。
(3) 受付周り
受付周りが雑然としている場合、決して好印象ではありません。この歯科医院は管理がいい加減であると思われても仕方がありません。机の引出しに無造作に釣り銭以外の小銭や切手が入れてあったり、金属が保管場所以外に入れてあったり、名刺やメモが散乱しているようなケースはNGです。
(4) タイムカード機
所定の場所にタイムカード機(もしくは出勤簿)が置いてあることは必須です。またスタッフ全員の現在進行形のタイムカードが保管されていることも言うまでもありません。シフト表が完備されていることや履歴書がきっちり保管されていることも大切です。以上が概要となります。

それでは、次に実際の調査事例に基づいてポイントを見ていきましょう。

歯科医院税務調査事例

歯科税理士東京Smileでは歯科業界に特化している事によって数多くの税務調査に立ち会っています。その中から、税務調査官がどのよう視点でチェックをするのか歯科医院税務調査事例としてポイントを整理させて頂きました。

・アポント帳と日計表の突合せ
アポント帳に患者名が記入されているのに、日計表に記入のないものは売上から抜いた可能性があると見られます。
・日計表の集計チェック
指定した年月の日計表から一日の窓口入金合計を集計し、これが院で計算した合計額と合っているか、さらにこの月の合計額を集計し、一か月の窓口収入額と一致しているかチェックされます。不一致だと、毎日の日計表の現金残高(帳簿残高)と実際の現金残高を合わせていないのではと疑われ、差額を窓口の職員なり院長がポケットに入れたと見做されることがあります。
・カルテから売上計上もれをチェック
カルテの棚から適当に何人分かを引き抜いて日計表とチェック。カルテに記載があるのに日計表に記載がないと売上を抜いたと見られます。
・高額自費診療収入の計上もれチェック
インプラント等自費診療で売上の大きなものについて、業者の納品書からピックアップし、これが売上計上されているかどうか調査されます。実際に院長の親にインプラントを装着したのがこの調査で見つかったケースがあります。
・貴金属の売却代金が所得に計上されているか
現金取引が多いので院長がそのまま代金をポケットに入れ申告もれになることがあります。既に取引業者のデータを調査官が持っていて、これと突き合わせることもあります。
・期末在庫計上もれのチェック
材料代、外注技工代として経費計上したもののうち患者への装着が翌年になったものは在庫になります。12月後半の業者の納品書の中からそれらしいものをピックアップして何時患者に装着したかチェックされます。
・専従者給与の妥当性チェック
妻が実際には仕事をしていないのに専従者給与を取っていたり、仕事に見合わない高い給料を取っていることがあります。出勤日、出勤時間、子供の年齢や保育園の送り迎えの時間、妻の筆跡とアポント帳や日計表の筆跡が一致するか等調査されます。
・経費の中に個人的なものが入っていないかチェック
自動車を事業用に使っている場合は、誰が何時何のために使っているのか。事業用割合は妥当か。複数台数ある場合は駐車場代との関連で辻褄は合うか。高速代の明細を見て、何時どこからどこに行ったか、休診日に移動したものはないか。水道光熱費の中に自宅分が入っていないか。一か月の電気代が毎月2件あり、そのうち1件が自宅分だったケースがありました。携帯電話代が経費計上されている場合は、全額経費か。複数の携帯電話代が計上されている場合は誰が使っているのか。家族が使っているものが入っていたのが見つかったケースがありました。飲食代の領収書を見て、日にち、住所から、休診日に自宅近くであれば家族で利用したと見られます。院や自宅から離れた飲食店が頻繁に経費計上されており、これを調べられ、大学生の子供や親の飲食代だったケースがありました。
・ユニット台数チェック
診療所にあるユニット台数を数え、帳簿の台数と合っているかチェック。帳簿の台数の方が多い場合は、架空の償却資産を計上したと見られます。実際の台数の方が多い場合は、購入代金を資産計上しないで全額経費処理したのではと見られます。業者によっては納品書・請求書を、消耗品を購入したように改ざんしてくれるところがあります。このような場合は、業者のところまで調査官が調査に行って取引内容を確認することもあります。

税務調査はきちんと帳簿を付け、書類の保管をしていればそう頻繁にくるものではありません。1日時間をとられますが、税務署にチェックしてもらうことにより、直すところは直していけば診療所の経営にも役立つのです。調査にくるということは、良いチャンスと考えて、怖がらず、隠すことなく、堂々と対応しましょう。

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